Pour assurer la réussite d’une réunion d’entreprise, tout se joue dès la préparation même. En effet, le mauvais choix du lieu, l’objectif mal cerné ou encore des participants incomplets peuvent gâcher votre réunion d’entreprise. Pour vous aider alors, découvrez à travers cet article de bons conseils à considérer pour préparer au mieux une réunion d’entreprise.
1- Choisir avec soin le lieu de la réunion
Dans le cadre d’une réunion d’entreprise, le choix du lieu a une grande importance. En effet, celui-ci doit impérativement avoir suffisamment de place pour accueillir les collaborateurs. Aussi, la salle de réunion doit être parfaitement équipée de tout le nécessaire pour la réunion. Chaise, micro, vidéoprojecteurs ou tout autre matériel peuvent être nécessaires selon vos besoins. Pour trouver une salle à louer adaptée à vos besoins, n’hésitez pas à vous confier à des organisateurs professionnels.
2- Définir l’ordre du jour de la réunion
Pour réussir une réunion d’entreprise, il faut impérativement préparer au préalable l’objet de la réunion ou l’ordre du jour. En effet, il faut savoir sur quoi la réunion va-t-elle aboutir. En définissant en avance l’ordre du jour et les objectifs de la réunion, vous serez en mesure d’évaluer les ressources nécessaires pour bien travailler sur le sujet. Ensuite, informez bien vos participants sur l’ordre du jour de la réunion pour qu’ils puissent se préparer également à la réunion.
3- Inviter les bons participants
Le choix des participants à une réunion d’entreprise est primordial pour que celle-ci soit productive et favorable à l’évolution de l’entreprise. En effet, il arrive souvent que les participants à une réunion ne soient pas véritablement concernés par le sujet de réunion. Il arrive même qu’on oublie de convier les parties prenantes sur le sujet de la réunion. Pour éviter alors que la réunion soit contre-productive, assurez-vous d’inviter tous les participants et les parties prenantes sur la discussion de la réunion.
4- Choisir une personne pour animer et conduire la réunion
Pour qu’une réunion se déroule bien sans encombre, la présence d’un animateur est souvent nécessaire. Il peut s’agir d’un dirigeant ou d’un manager qui veillera à l’orientation des débats, qui donnera la parole aux participants et récapitulera les échanges réalisés. L’animateur de la réunion pourra également intervenir lorsqu’il sera nécessaire de clore un débat afin de respecter la durée de la réunion. Aussi, l’animateur pourra adapter son style de discours selon l’objectif de la réunion.
5- Envoyer un compte-rendu et un suivi des objectifs à atteindre
Pour que les collaborateurs gardent en tête les objectifs de la réunion, le déroulement et le contenu de la réunion, il est important de prévoir un compte-rendu. Il est possible de confier le compte-rendu à un participant qui sera chargé de prendre note au cours de la réunion. Aussi, l’application des mesures et des décisions prises au cours de la réunion doit être suivie. En effet, une réunion est réussie si elle est productive grâce aux nouvelles mesures prises. De plus, l’atteinte des objectifs de la réunion repose également sur la mise en place de ces nouvelles mesures.